1、4．1眉首区 　　此区用于填写发文单位名称、文件密级和缓急时限。

2、 　　4．1．1单位名称：本区预先印上发文单位名称，后缀“发文稿纸”四字；单位名称要用全称或规范化简称。


(相关资料图)

3、 　　4．1．2密级和缓急时限：此栏用于填写文件的机密程度和文件要求处理的时间限度。

4、机密程度可GB7156-87文献保密等级代码的规定用汉字填写；缓急可按规定用汉字填写。

5、 　　4．2说明区 　　此区用于填写文件制作过程中的各种标识、各栏内容说明。

6、 　　4．2 1签发：由承办单位的负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。

7、 　　4．2．2会签：由两个或两个以上单位联合发文时，由各有关单位负责人签署核准意见及姓名与日期，表示同意该文件发出并生效。

8、如联合发文单位较多，此栏位置不够时，可另附附页。

9、主要承办单位的负责人应在签发栏中签署意见及姓名与日期。

10、 　　4．2．3主送：此栏用于顺序填写主办与答复文件的主送单位的名称。

11、 　　4．2．4抄送：此栏用于顺序填写需要了解文件内容，以便协助办理的抄送单位的名称。

12、 　　4．2．5发文号：此栏用于填写发文单位统一编制的文件字号及文件生效日期。

13、 　　4．2．6核稿：此栏由负责审核报上级签发文稿的人员签署姓名并填写日期。

14、 　　注：如有些单位核稿层次多，或需增列项目则可在拟稿单位栏和印刷栏两行之间增列1-2行标记。

15、 　　4．2．7拟稿单位：此栏用于填写起草文稿的单位或单位内文稿起草部门的名称。

16、 　　4．2．8拟稿：此栏由文稿起草人签署姓名及日期。

17、 　　4．2．9印刷：此栏由文稿印制人员签署姓名及日期。

18、 　　4．2．10校对：此栏由文稿最后的校对人员签署姓名及日期。

19、 　　4．2．11份数：此栏填写文件的印刷份数。

20、 　　4．2．12附件：此栏用于顺序填写在正式文件之后所附材料的标题及其份数。

21、 　　4．2．13主题词：此栏用于根据文件的中心内容填写文件主题词。

22、 　　4．3 标题区 　　此区用于填写文件的标题。

23、文件标题应当准确、简要概括文件的主要内容。

24、 　　4．4正文区 　　此区用于按规定书写文件正文。

25、书写时一律从左向右编排（少数民族文字除外），正文文字每行长度与图文区宽度相等。

26、每段首行应空两个字位置起始书写。

27、书写时，应采用符合档案保管要求的书写材料，字迹要求清晰、整齐。

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